Evénementiel scientifique : Organisation de congrès, colloques et workshops

Aidera congrés

Adera Congrès : organisateur professionnel de congrès (PCO)

  • Depuis plus de 30 ans, l’Adera accompagne universitaires et industriels dans l’organisation et la gestion d’événements scientifiques rassemblant de 100 à 1500 participants, en France et à l’international.
  • Sur les aspects organisationnels, Adera Congrès intervient sur toute la chaîne logistique de l’événement depuis la programmation jusqu’à la coordination sur place.
  • Pour la gestion financière des opérations, Adera Congrès assure le secrétariat administratif, la facturation de vos participants, les commandes et paiements des prestataires.

DES PRESTATIONS EVENEMENTIELLES A LA CARTE

Adera Congrès prend en charge tout ou partie de l’organisation de votre événement.

Gestion administrative et financière Gestion administrative et financière
- Budget prévisionnel

- Demande de subvention

- Gestion comptable de l’événement

- Gestion des partenariats et sponsors
Gestion des inscriptions Gestion des inscriptions
- Plateforme d’inscription en ligne avec paiement sécurisé

- Facturation et suivi des encaissements

- Monitoring des inscriptions
Secrétariat scientifique Secrétariat scientifique
- Interface comités/auteurs/participants

- Gestion en ligne des communications

- Book of abstracts
Relations partenaires et sponsors Relations partenaires et sponsors
- Offre de sponsoring

- Commercialisation

- Validation juridique des contrats

- Commissariat général des événements : exposition, business corner, hands on demo…
Communication web et print Communication web et print
- Marketing et relations presse

- Création de site web temporaire

- Impression express des supports: appels à communication, invitations, programme, book of abstracts…
Régie logistique et technique Régie logistique et technique
- Sélection et coordination des prestataires : espaces, équipement, audio-visuel, restauration, matériels congressiste

- Accueil trilingue des participants
Hébergement et transports Hébergement et transports
- Licence agence de voyages

- Sélection d’hôtels

- Organisation des transferts
Programme social et touristique Programme social et touristique
- Organisation de dîner de gala et cocktail

- Préconisation de circuits et d’activités

- Management des guides et autocaristes

NOTRE APPROCHE POUR DES EVENEMENTS CLES-EN-MAIN

Orchestrée en mode projet, notre équipe, expérimentée et enthousiaste, peut assurer l’organisation de votre événement de A à Z. Le comité de pilotage valide les étapes clés du projet. Vous pouvez ainsi vous consacrer exclusivement au programme scientifique de la manifestation.

1

Etude de faisabilité

2

Planification

3

Maturation

4

Production

5

Evaluation et suivi

LES AVANTAGES DE L'ADERA

Des fournisseurs fiables et des tarifs négociés Des fournisseurs fiables et des tarifs négociés
Membre de l’Office du Tourisme et des Congrès de Bordeaux Métropole, ADERA Congrès dispose d’un réseau de fournisseurs référencés. Nous vous faisons bénéficier de tarifs négociés sur l’hébergement, les transports, la restauration, la technique, etc.
Une certification ISO 9001 Une certification ISO 9001
Le système de management de l’ADERA est certifiée ISO 9001 pour l’organisation de colloques. Afin de faciliter la gestion de votre événement, nous réalisons une comptabilité analytique et vous donnons accès à votre compte en ligne. Vous pouvez ainsi consulter à tout moment son solde et son historique.

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CONFIEZ-NOUS VOTRE PROCHAIN EVENEMENT!

Vous n’avez pas de projet identifié ? Et si nous réfléchissions ensemble au lancement d’une manifestation ?

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Vos contacts

Magali Garcia Adera Congrès
Magali Garcia
Responsable des projets
garcia@adera.fr
05 56 15 11 58
Ceren Duffour
Chargée de projets
duffour@adera.fr
05 56 15 80 03

Ils nous ont fait confiance

« La réussite de cet événement, marquant pour le laboratoire, doit beaucoup à votre efficacité et votre bonne humeur. » H. Bertin, I. Iordanoff et E. Arquis – I2M // Congrès Français de Mécanique – 1.100 participants, 5 jours

« Adera Congrès maintient une mémoire de la conférence nécessaire à la préparation des éditions futures, même si elles ne se tiennent pas à Bordeaux. » A. Touboul et N. Labat – IMS // ESREF – 300 participants, 5 jours

« We wish to thank you very much for your invaluable help in order to transform the Aerovehicles 1 conference into a real success. » I. Mortazavi – IPB, C.H. Bruneau – IMB et S. Krajnovic – Chalmers University of Technology // Aerovehicles – 100 participants, 3 jours

« Nous avons préféré nous associer à Adera Congrès qui a veillé à l’organisation de l’ensemble des conférences en étroite coopération avec le coordinateur du projet. » B. Erez – Programme Européen Erasmus Mundus // EM-iDEA – 6 conférences en Europe sur 3 ans

« De par son professionnalisme, sa capacité d’écoute et sa réactivité, Adera Congrès maîtrise parfaitement l’organisation tant en phase préparatoire qu’au cours de l’événement. L’Association Anadef a construit avec Adera Congrès, son partenaire majeur, une étroite et longue collaboration. » A. Wislez – Président d’ANADEF, Responsable Activité THALES Communication & Security, Toulouse // Atelier ANADEF – 150 participants, 5 jours