L’ADERA RECRUTE ! Service Congrès

03 mars 2022 Emploi Retour

INTITULE DU POSTE

ASSISTANT (E) ADMINISTRATION DU SERVICE CONGRES

MISSIONS

  • Activités administratives de gestion des inscriptions
  • Gestion administrative des sponsors et exposants
  • Soutien aux activités de production

ACTIVITES/ TÂCHES

Secrétariat administratif inscriptions : 

  • Vérification des données d’inscriptions et de paiement via la plateforme dédiée
  • Secrétariat administratif des inscriptions : réponse aux demandes relatives aux paiements/Bon de commandes/factures
  • Dépôt factures Chorus Pro
  • Relance des impayés

Secrétariat administratif exposants/sponsors : 

  • Facturation et suivi des dossiers sponsoring et exposants
  • Réponse aux demandes relatives aux paiements/Bon de commandes/factures
  • Facturation diverse (OD, Facture prestation), suivi des dossiers (pointage, bilan), et relance des paiements
  • Emission des bons de commandes fournisseurs

Support logistique :

  • Accompagne la communication des évènements (emailing, traitement de bases de données, mise en forme de programmes, dossiers de commercialisation sponsors/expo)
  • Participe à la mise en production : préparation des badges, des différentes listes, feuilles d’émargement, petite édition, secrétariat des inscriptions sur place
  • Accueille les participants sur site pour la partie administrative
  • Accompagne la réalisation du bilan financier (facturation, relances, statistiques, etc.) et bilan global des opérations (satisfaction client/participants, debriefing, REX)
  • Support à la production des événements : Préparation de listes, badges, étiquettes, tickets, sacoches, pointages
  • Gestion des prestataires et coordination

Qualifications requises 

  • Bac+ 2 Assistant Administratif 

Compétences techniques requises 

  • Maitrise de l’informatique
  • Maitrise de l’anglais 
  • Notions comptables 

Qualités relationnelles attendues

  • Vous êtes reconnu (e) pour votre autonomie, rigueur et sens de l’organisation
  • Vous savez écouter et vous possédez le sens du travail en équipe
  • On vous apprécie pour votre réactivité et respect des consignes et procédures générales

Poste à pourvoir dès maintenant 
Réponse souhaitée (CV + lettre de motivation) à Ceren Duffour au plus tard le 01/04/2022

 

L’ADERA est une filiale des établissements d’enseignement supérieur de Nouvelle Aquitaine qui accompagne des activités de recherche partenariale et de transfert technologique en lien avec le tissu industriel. Le transfert de technologie est un dispositif original en Nouvelle-Aquitaine organisé à travers les cellules de transfert de technologie. Chacune des cellules est adossée au laboratoire de recherche académique dont elle est issue et constitue un département de I’ADERA.